Inloggen

Executive Assistant (senior)

Referentie nummer: AREC01382

Ben je op zoek naar een uitdagende, dynamische en secretariële baan op senior niveau binnen een professionele omgeving? Reageer dan snel!

WAAR KOM JE TE WERKEN?

Onze opdrachtgever is onderdeel van een gerenommeerd internationaal bedrijf gevestigd in diverse steden in Nederland. Op deze locatie in Amsterdam zijn o.a. het datacenter, servicecenter en de IT afdeling gevestigd. Op dit kantoor werken gemiddeld 200 medewerkers.
De organisatie biedt een professionele omgeving waar ambitie op prijs wordt gesteld. Er is veel ruimte voor innovatie en eigen initiatief.

WAT GA JE DOEN?

In deze allround secretariële functie ondersteun je samen met een ervaren secretaresse 7 senior managers en 1 director. In de toekomst kunnen er nog 2 senior managers bij komen. Je rapporteert samen met jouw collega aan de teamlead. Om deze functie goed uit te kunnen voeren moet je een toegankelijke persoonlijkheid hebben en al enige ervaring met secretariële taken, met name agendabeheer en planning. Je bent organisatorisch sterk en goed in overzicht houden en prioriteiten stellen.

De volgende werkzaamheden behoren tot jouw takenpakket:
Agendabeheer: plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan van de senior managers;
Je handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor senior manager;
Onderhoudt contacten met in- en externe relaties;
Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen;
Is verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen op aanwijzing van (interne) klant;
Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en hotel reserveringen.
Levert inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages;
Pakketten aannemen en post frankeren;
Gasten ontvangen;
Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende.

HERKEN JIJ JEZELF IN DIT PROFIEL?

Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO niveau;
Minimaal 3-5 jaar relevante secretariële ervaring
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
Goede kennis van de Office programma’s; Word, Outlook, Excel en PowerPoint;
Stressbestendig en accuraat kunnen werken;
Dienstverlenend en servicegericht;
Pro actief en goed zelfstandig kunnen werken;
Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten;
Integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

WAT MAG JE VAN ONS VERWACHTEN?

Een functie voor minimaal 32 uur per week;
De functie is met het oog op vast;
De werktijden zijn van 8.30 tot 17.00 uur;
Salarisbandbreedte: 2000–2400 euro bruto op basis van 40 uur;
Salaris is afhankelijk van leeftijd en ervaring;
Goede pensioenregeling;
Winstdeling op jaarbasis;
De reiskosten worden vergoed en je kunt gratis parkeren.