Secretaresse

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een executive assistant die verantwoordelijk is voor de directe ondersteuning van één of meerdere partner(s), director(s) en/of senior manager(s). Zo help je hen om de klanten op een excellente wijze te bedienen. Je maakt onderdeel uit van het executive assistants team van de afdeling support met landelijk 300 collega's.

De collega's op de afdeling waar jij komt te werken helpen organisaties vooruit op het gebied van finance, controlling, technologie en PMO. Als executive assistant combineer je managementondersteuning met klantcoördinatie, evenementen, HR-processen en PMO-werkzaamheden. Je bent de verbindende schakel tussen collega's, management, klanten en leveranciers.

HOE ZIET JOUW WERKDAG ERUIT?

Je beheert agenda's en mailboxen, je coördineert afspraken en bereidt vergaderingen voor. Je bent verantwoordelijk voor professionele correspondentie, presentaties, mailings en interne communicatie. Je ondersteunt de HR afdeling op het gebied van on- en offboarding en overige HR-processen. Je biedt ondersteuning bij facturatie, klantafspraken, CRM- administratie en bijeenkomsten. Je boekt zakelijke reizen en organiseert evenementen van concept tot evaluatie. Hierbij ben je verantwoordelijk voor locaties, leveranciers, catering techniek en budget. Je ondersteunt PMO-processen rond klant- en opdrachtacceptatie, risicobeoordeling en engagementdocumentatie. Je bereidt rapportages en dashboards en PO aanvragen voor en volgt deze op. Je pakt zelfstandig projecten en ad-hoc verzoeken op en signaleert knelpunten tijdig,

• Jij beschikt minimaal over een afgeronde secretariële mbo- of hbo opleiding.
• Jij hebt 2 tot 5 jaar werkervaring als personal assistant, officemanager, management assistent of in een andere soortgelijke rol.
• Je hebt ervaring binnen een dynamische, hectische werkomgeving en bent stressbestendig, proactief en kunt goed prioriteiten stellen en overzicht houden.
• Jij beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift.
• Jij hebt goede kennis van MS Office en affiniteit met digitale systemen. Het is een pre als je ervaring hebt met Swift, Intapp, Jupiter, COMpAs en Caseware.
• Je bent servicegericht, zorgvuldig en communicatief sterk.
• Je gaat integer om met vertrouwelijke informatie.

• Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid, afwisseling en contact met uiteenlopende stakeholders.
• Een werkweek van 32 tot 40 uur.
• Een salaris van € 3000,00 tot € 3.850,00 per maand op basis van 40 uur afhankelijk van de jaren werkervaring die je meebrengt.
• Je start direct op een jaarcontract bij de opdrachtgever.
• Een eindejaars winstuitkering.
• 26 vakantiedagen en een flexibel maandbudget om bijvoorbeeld extra vakantiedagen te kopen.
• OV chipkaart (eerste klas).
• Een laptop, I-phone en internetvergoeding.
• Een goede pensioenregeling waarbij je eigen bijdrage slechts 2% is.
• Collectieve zorgverzekering en fiscaal voordelige zaken zoals bedrijfsfitness en een fietsplan.
• Hybride werken, dit houdt in dat je 2 dagen per week op kantoor aanwezig bent.
• Je kunt je zelf altijd blijven ontwikkelen middels het development programma.
• Je krijgt ruimte om initiatief te nemen en processen te verbeteren.

Onze opdrachtgever is een gerenommeerde consultancy organisatie die wereldwijd actief is in de zakelijke en financiële dienstverlening. Met 15 kantoren in Nederland is jouw vestiging in Amsterdam. Hier zal je deel gaan uitmaken van een collegiaal team.